Своя база данных — место, где живут факты бизнеса: заказы, остатки, обращения; нужна, как только общий Excel-файл начинает путать правки и терять историю происходящего.
Excel-файл — это общая тетрадь: один сотрудник поменял цену в прайсе, второй в это же время открыл ту же таблицу с диска и сохранил файл поверх — правка первого исчезла, и никто этого не заметил, пока клиенту не выставили старую цену. У тетради нет понятия «два человека одновременно правят одну ячейку, разберись, чья правка главнее» — она хранит только последнее состояние, а не историю решений.
База данных устроена иначе: это гроссбух с чётко прописанными правилами — кто и что может записывать, что происходит при одновременной записи, что было раньше. Технически такую программу называют системой управления базами данных, но идея простая: отдельная программа берёт на себя учёт так, чтобы данные не путались и не терялись, даже если с ними одновременно работают человек и несколько агентов.
Среди баз данных есть отраслевой стандарт — Postgres: бесплатный, с открытым кодом, развивается больше тридцати лет, и любой агент отлично знает, как с ним работать. Практический бонус: чуть позже агент научится искать в той же базе не по точному слову, а по смыслу — для этого не понадобится отдельный сервис, Postgres…